De sa création à sa disparition, la vie d’une entreprise est rythmée par de nombreux événements juridiques, financiers, sociaux, comptables et fiscaux dont la législation et/ou les réglementations imposent leur enregistrement administratif : les formalités et publicités légales.
Qu'est-ce qu'une formalité juridique ?
Une formalité juridique est une démarche administrative, souvent à caractère obligatoire, requise par la législation en vigueur en vue de valider un acte ou une situation juridique. On distingue des formalités récurrentes ou courantes telles que celles relatives à la création et la gestion d’une société (Immatriculation, dépôt des comptes annuels etc.) à d’autres plus exceptionnelles et plus complexes liées à la restructuration d’entreprise ou aux opérations de fusion-acquisition, nationales ou internationales.
Au-delà de leur aspect réglementaire, certaines formalités revêtent également un caractère stratégique tant elles conditionnent directement la vie d’une entreprise, par le choix de ses statuts, de son fonctionnement, de sa fiscalité ou de son environnement social.
Selon le types de formalités à accomplir, de la localisation de l’événement ou de la nature de l’acte à formaliser, celles-ci pourront être déposées auprès d’un Centre de Formalités des Entreprises (CFE), d’un Greffe de Tribunal de Commerce (GTC), d’un Service des Impôts (SIE, CDE, SPFE etc.), d'une Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA), de l’INSEE ou encore de l’INPI.
Qui est responsable des formalités légales ?
La responsabilité de la bonne exécution d’une formalité incombe au chef d’entreprise. Cette mission peut être réalisée en interne par la direction juridique, mais fréquemment, au regard de la technicité mêmes des formalités et des enjeux encourus, celle-ci s’appuie sur l’expertise d’un avocat, d’un expert-comptable ou d’un cabinet de formalités juridiques et fiscales indépendant.
Les formalités juridiques annuelles imposées aux entreprises nécessitent des compétences spécifiques qui induisent non seulement une anticipation certaine, mais surtout un suivi quotidien au plus près de l’activité de l’entreprise et de l’environnement juridique et fiscal en vigueur.
Il est donc indispensable pour une entreprise, de compter parmi ses collaborateurs, un professionnel en charge de la réalisation et du suivi des formalités ou de pouvoir bénéficier de l’expertise d’un formaliste externe pour éviter de s’exposer à des risques juridiques ou financiers. Fait notoire, une formalité bien exécutée reste souvent la seule façon de produire un document officiel opposable à un tiers (ex : en cas de contrôle fiscal ou en cas de litige avec une administration).
Comment se déroule la réalisation d'une formalité ?
Peu importe le type de formalités à réaliser, l’approche reste pragmatique. Invariablement, cela nécessite une prise de connaissance et une analyse du dossier.
Cette première étape réalisée, un devis précis pourra être établi distinguant les prestations liées aux formalités des débours et des provisions nécessaires à son bon déroulement. Dans de nombreux cas, l’enregistrement d’une formalité requiert le paiement préalable d’un droit ou d’une taxe.
Les trois étapes suivantes concernent l’accomplissement, l'enregistrement de la formalité et son suivi dans le temps. Vous pourrez trouver plus de détails sur notre fonctionnement en consultant notre page nos services.
Pourquoi les formalités juridiques sont-elles obligatoires ?
L'accomplissement d'une formalité permet d'enregistrer de manière officielle et légale un changement de situation d'une entreprise auprès des administrations. La publication d'une annonce légale dans un Journal d'Annonces Légales (JAL) est obligatoire pour toute société constituée sous la structure juridique en qualité de "Personne Morale". Elle vise à informer le public notamment dans les cas suivants :
- Constitution d'une entreprise
- Modifications des statuts
- Changement de dirigeant
- Mise en sommeil de l'entreprise
- Poursuite de l'activité malgré les pertes
- Fusion
- Augmentation de capital
- Dissolution, liquidation
En devenant officielles et publiques, les informations issues des formalités permettent aux différents acteurs économiques d'apprécier le profil d'une entreprise préalablement à des échanges commerciaux.
